Рассмотреть возможность участия
Основные разновидности деловых писем
Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части.
Текст сопроводительного письма начинается словами: Представляем Вам… (в вышестоящую организацию), Направляем Вам… (в подведомственную организацию), Высылаем Вам… (в стороннюю организацию). Одновременно с этим может содержаться дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение:
В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…
В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам…
и др.
Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, условия, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы и пояснения.
Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения.
Образец сопроводительного письма приведен в конце статьи.
Письмо-просьба – деловое письмо, цель которого получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору.
Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб. Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы.
Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, ее типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Просьба излагается следующим образом: Просим Вас провести…, Просим Вас предоставить…, Просим Вас сообщить… и т.д.Просьба может формулироваться и без глагола просить, например: Надеемся на положительное решение вопроса…, Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение и т.п.
В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты: Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести…), Одновременно просим Вас… .
Письмо-просьба требует письма-ответа.
Письмо-запрос – деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.
Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые и иные документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.
В целом, письма-запросы составляются также как письма-просьбы и также требуют письма-ответа.
Письмо-ответ – деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).
При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба составлено грамотно. Допущенные автором письма-просьбы ошибки переносить в письмо-ответ не допускается.
Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа (На Ваше письмо от _______ № ___ …). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», куда и вносятся сведения об инициативном письме.Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: В связи с….
В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, на каких условия, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает.
Письмо-сообщение – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.
Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос.
Письмо-сообщение может начинаться с обоснования (В связи с…, В соответствии с…) или непосредственно с изложения сообщаемой информации:
Сообщаем Вам, что… ;
Доводим до Вашего сведения, что…;
Считаем необходимым поставить Вас в известность о… .
Письмо-подтверждение – деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов, необходимо назвать их и т.д.
Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является: Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие …).
Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.
Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.
Информационные письма, как правило, носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения.
Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство. Гарантироваться может оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы и др.
В тексте гарантийного письма содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем. Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты.
Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером, а также удостоверяются печатью организации.
Образец гарантийного письма приведен в конце статьи.
Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением о сотрудничестве. В коммерческой деятельности используется как коммерческое предложение (оферта).
Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе, что отчасти сближает письмо-предложение с рекламным письмом.
Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию, так что следующим шагом может быть заключение договора, или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.
Письмо-напоминание – деловое письмо, используемое в случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства или принятые договоренности.
Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия.В письме-напоминании используются следующие фразы:
Напоминаем Вам…;
Вторично напоминаем Вам…;
Обращаем Ваше внимание на то, что…;
Ставим Вас в известность, что… .
Письмо-напоминание может заканчиваться указанием на санкции, к которым вынужден будет прибегнуть автор письма, если адресат не выполнит взятые на себя обязательства, например: В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции и т.п.
Письмо-требование – деловое письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства. Письмо-требование составляется тогда, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.
Письма-требования, как правило, – письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия принятых ранее договоренностей со ссылкой на конкретные документы, излагается существо сложившейся ситуации, формулируется требование о необходимости выполнения обязательств, а также содержатся угрозы в адрес корреспондента, если обязательства не будут им выполнены.
Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть:
Требуем выполнить взятые на себя обязательства…;
Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить)…;
Требуем незамедлительно выполнить… и т.д.
Угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться следующим образом:
В противном случае дело будет передано в арбитражный суд;
В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции…;
В противном случае мы не несем ответственности за последствия… и т.п.
Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).
Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий, лиц с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях.
В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но могут одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.
Письмо-извещение может иметь приложения. В приложении может быть карта участника, анкета участника, программа мероприятия и другие информационные материалы.Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще.
Подписываются письма-извещения руководителем организации или заместителем руководителя, отвечающим за организацию и проведение мероприятия. Письма-извещения могут подписываться и несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно рядом организаций.
Письмо-приглашение – разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, элементы художественного оформления (орнамент, рисунки и др.).
Письмо-приглашение может быть адресовано конкретному лицу, в этом случае используется формула личного обращения к адресату: Уважаемый …!.
Если письмо-приглашение направляется группе лиц, используется формула обращения Уважаемые коллеги!.
Письмо-благодарность – деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия.
Письма-благодарности, как правило, составляются в более свободной форме, чем другие разновидности писем. Ключевыми фразами письма могут быть следующие выражения:
Благодарим Вас за оказанную помощь в…;
Выражаем Вам свою благодарность за…;
Позвольте Вас поблагодарить за…;
Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за… и т.п.
Письмо-поздравление – деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.
Письма-приглашения, как правило, составляются в достаточно свободной форме, они могут быть как небольшими по объему – одно-два предложения, так и развернутыми.В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения.
Если письмо обращено к организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения.
В письмах-поздравлениях используются следующие ключевые фразы:
Поздравляем Вас в связи с…;
Искренне поздравляем Вас с…;
Примите наши искренние поздравления в связи с…;
Сердечно поздравляем Вас с… и т.п.
Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках организации, но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом, водяными знаками, имеющей большую плотность и т.д.
В.Ф. Янковая
Источник: https://www.profiz.ru/sr/2_2002/1479/
85 полезных фраз для деловых писем
Сохранить информацию себе или отправить Ваше объявление в соц.сети можно просто нажав кнопки:
При написании писем коллегам, клиентам и партнерам часто возникает вопрос, как сформулировать ту или иную мысль деловым стилем.
Как сказать, что нам что-то не нравится — или, наоборот, нравится? Как сообщить о проблеме или возможности? Как предложить адресату встретиться или созвониться? Как упомянуть о возможных санкциях? Именно на такой случай мы составили небольшой словарик деловых оборотов.
Используйте его, и ваш стиль будет вполне официальным, а формулировки — разнообразными.
Полезные формулировки для переписки
Начинаем со своей цели | Начинаем с интереса адресата | |||
«Чего пришел» | Явно | «Обтекаемо» | Проблема | Возможность |
Обращаюсь (обращаемся) к Вам с просьбой о… Сообщаю Вам…. Довожу до Вашего сведения, что… Прошу (Вас) выделить средства… Прошу (Вас) рассмотреть возможность выделения средств (авторизовать выделение средств, (дать указание о выделении средств)… В связи с возникновением новых обстоятельств, влияющих на выполнение проекта, хочу согласовать с Вами изменения в графике (смете)…. Прошу оказать содействие… Прошу Вашего содействия в… Напоминаю (напоминаем) о… Прошу ликвидировать отставание (задолженность) | Считаю необходимым обсудить с Вами … Хочу (хотим) согласовать с Вами…. Предлагаем обсудить и согласовать дальнейшие планы… Прошу (Вас) рассмотреть возможность содействия в реализации проекта… Предоставляю (Вам) информацию (сведения) о… Информирую (Вас) о… Позвольте проинформировать о… Обращаюсь к Вам в связи с… | Обращаю Ваше внимание на сложную ситуацию с … Вынуждены сообщить… Ставим Вас в известность о… Настоящим извещаем (Вас) о… Уполномочен сообщить… Считаю необходимым привлечь Ваше внимание к (обратить Ваше внимание на…)… Обращаемся (обращаюсь) к Вам в связи со сложностями… Предлагаем содействие в решении проблемы… Зная о Вашей обеспокоенности проблемой…, готовы предложить решение… Как Вы знаете (дальше идет описание проблемы)… Руководствуясь интересами предприятия, обращаю Ваше внимание на…. | Обращаюсь (обращаемся) к Вам с предложением … Прошу Вас рассмотреть предложение, которое позволит…. Предлагаем вам уникальную возможность увеличить объем продаж… Рады (имеем честь) предложить (Вам)… Рады сообщить о возможности… Хотим привлечь Ваше внимание… Информируем Вас о крайне благоприятной ситуации с … и предлагаем воспользоваться этой ситуацией для… | |
Конкретные действия | Предлагаю утвердить 12.10.2013 в качестве плановой даты завершения строительства и внести необходимые корректировки в перечень мероприятий… Просим дать финансовому департаменту компании указание выделить … и произвести оплату всех ранее полученных счетов за … Предлагаю поручить отделу АВС подготовку предложений по организации… Прошу (просим) Вашего согласия на….(Вашего содействия в…, Ваших указаний….) Убедительно (настоятельно, в виде исключения) прошу… Просим принять (энергичные, решительные, действенные) меры по …. Требуем от… немедленного принятия мер… Прошу ликвидировать отставание (задолженность)… Просим направить вашего представителя… | |||
| Заклю чение | Заверяю (заверяем) Вас в эффективности данного предложения и рассчитываю (рассчитываем…) Ждем Вашего решения … Ждем Вашего решения, чтобы оперативно подготовить документы… Надеемся на скорейшее рассмотрение (полное удовлетворение) нашего запроса (претензии)… Надеемся, что вопрос будет решен и у нас не возникнет необходимости в применении санкций… Надеемся, что приведенные доводы убедят Вас в… и ждем (рассчитываем)… Рассчитываем на Вашу заинтересованность (неравнодушие, активную позицию в вопросе, готовность устранить недостатки…) и ждем Ваших предложений… Уверены, что Ваше участие позволит существенно улучшить положение с… и добиться… Благодарим за содействие и надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество… C ãîòîâíîñòüþ îòâåòèì íà Âàøè âîïðîñû… Будем рады видеть Вас в числе наших клиентов… |
Дополнительные формулировки
Приветствие | Прощание, заключительная фор мула вежливости |
Уважаемы Иван Петрович ! Уважаемый господин министр! Дорогие друзья! Уважаемые коллеги (партнеры)! Многоуважаемый… ! | С (глубоким, неизменным, чрезвычайным) уважением (почтением)… С благодарностью (признательностью) и уважением… С пожеланиями успеха (всего наилучшего)…. С надеждой на плодотворное сотрудничество… |
Открывающая фраза – для ответов на обращения | |
Благодарим за интерес к (проявленный Вами к ….) В ответ на полученный нами запрос о… сообщаем…. Подтверждаем получение Вашего заказа от… (на…) и сообщаем…. В соответствии с Вашим запросом (указаниями) сообщаем (предоставляем заключение)… В продолжение нашей переписки о… направляем Вам предложение… | |
Благодарность | |
Искренне (от лица…, от имени…) благодарим… Выражаем благодарность (признательность)… С искренней признательностью (благодарностью) сообщаем… Благодарим…Хотим поблагодарить… |
Скачайте наш «словарик» и используйте готовые формулировки!
Упоминание о санкциях |
Мы будем вынуждены: обратиться в судебные органы (суд) инициировать судебное разбирательство отказаться от дальнейшего сотрудничества пересмотреть планы (условия) сотрудничества поднять вопрос о штрафных санкциях (прекращении сотрудничества и поиске нового поставщика) поставить вопрос о целесообразности дальнейшего сотрудничества прибегнуть к предусмотренным в договоре санкциям заявить о нашем намерении добиваться (требовать)… заявить о несогласии с фактами… Мы будем считать себя свободными от исполнения обязательств по… Мы надеемся, что Вы примете меры…. и у нас не будет необходимости обращаться в суд… Мы не хотели бы отказываться от сотрудничества (прибегать к санкциям…) и надеемся… |
Выражение отношения |
С радостью (огорчением) сообщаем… К нашему (крайнему, чрезвычайному, глубокому) неудовольствию (огорчению, сожалению, разочарованию, недоумению)… |
Реклама.Директ
За более подробной и актуальной информацией на текущий момент по
Недвижимости и Юридическим вопросам в городе Ярославле ( купить квартиру, дом, коттедж; сдать/снять жильё; оформить сделки купли-продажи/дарения/мены )
Вы можете обратиться к нашим специалистам по телефону (4852) 932-532, +79023332532,
Viber, WhatsApp: 89023332532 или написать на электронную почту ooo_info@mail.ru (АН ИНФО), а так же отправить быстрое сообщение в Агентство недвижимости ИНФО Если Вы находитесь в Ярославле,
то можете просто заказать обратный звонок » и приехать к нам в офис
Агентства Недвижимости ИНФО г.Ярославль, Б.Октябрьская,67 »
Некоторые услуги Агентства можно заказать через сайт »
Источник: http://info.yarnet.ru/rieltor/index.php?id=155
