Предоставить оригиналы документов

Запрос на предоставление документов

Предоставить оригиналы документов

Запрос о предоставлении документов и информации — это вид деловой переписки, официальное обращение к юридическому лицу:

  • физического лица или его представителя;
  • юридического лица или его представителя.

Оформление и образец рекомендованы ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Письма-запросы предназначены для получения дополнительной информации и документации, необходимых в жизненных и деловых ситуациях. Они адресуются:

  • законодательным и исполнительным органам государственной власти, их территориальным подразделениям;
  • деловым партнерам;
  • контрагентам;
  • головному предприятию и нижестоящей организации;
  • дочерней фирме;
  • обособленному подразделению;
  • органам корпоративного управления;
  • поставщикам товаров, работ и услуг населению.

Письмо-запрос — документ, имеющий юридическую силу, поэтому оно:

  • должно иметь все необходимые реквизиты;
  • составляется в соответствии с государственным регламентом, если адресован госорганам.

С помощью запроса на предоставление информации нельзя получить сведения, содержащие чужие персональные данные, государственную и коммерческую тайну.

Что запрашивают в госорганахКоммерческие и потребительские запросы
  • сведения из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ);
  • о дисквалифицированных по решению суда лицах;
  • сведения о владельцах объектов недвижимости, земельных участках и строениях;
  • сведения из информационной системы обеспечения градостроительной деятельности.
  • набор документов для проверки благонадежности предполагаемого партнера;
  • об ассортименте и стоимости выпускаемой или поставляемой продукции, оказываемых услуг;
  • о технических характеристиках продукции, ее наличии, способах и сроках доставки товаров и продукции;
  • инструкции и паспорта изделий, правила эксплуатации;
  • сертификаты и лицензии.

Некоторые сведения не раскрываются. Например, при проверке контрагента вам предоставят не все запрашиваемые документы, но их можно заменить.

Кто и по какой форме составляет

Унифицированного бланка или образца запроса в таможню о предоставлении информации не существует, поскольку каждая ситуация уникальна. Его содержание будет определяться:

  • целью получения необходимых сведений;
  • регламентом, если адресатом является госорган;
  • составителем и его видением ситуации.

Кто обычно готовит обращение:

  • в интересах организации это делает любой уполномоченный и компетентный сотрудник по поручению либо в соответствии с должностными полномочиями;
  • гражданин лично или уполномоченное им доверенное лицо.

Рекомендованная структура содержит следующие смысловые блоки:

Заголовок

Обращение

Вводная часть

просьбы

Срок

Подпись

Отражает суть: «О предоставлении информации по договору…», «О предоставлении информации из ЕГРЮЛ», «По вопросу предоставления таможенной информации».
Необходимо, если письмо направляется в адрес партнеров, другой стороны договора, контрагентов. Обращение не пишут при формировании обращения на сайтах ведомств и госструктур.
Содержит пояснение причины необходимости запрашиваемых сведений.
Перечень документов или сведений, которые необходимо предоставить.
Указывается желаемый срок получения ответа, если он не определен госрегламентом или договором.
Документ заверяется ответственным лицом или гражданином.

Наиболее точно и полно описаны требования и сформулировано, какие пункты содержит бланк запроса, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (дата актуализации ‎01.06.2019).

Образцы

Переписка с исполнительными органами государственной власти подчиняется общим требованиям.

Для коммерческого документооборота пригодится образец письма-запроса документов у контрагента в случае их утраты и необходимости получения дубликатов:

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ФИРМА»Волгоградский просп., д. 18, Москва, 110213, Тел. (321) 321-11-22; тел./факс (495) 321-01-02 ОКПО 02112332; ОГРН 1022000230321; ИНН/КПП 1103021120/33802200201.09.2020 №123/01-1Генеральному директору ООО «Холод»Смирнову С. С.Прохладная ул., 9Москва, 123211Уважаемый Сергей Сергеевич!ООО «Фирма» закупало у вас кондиционеры модели LG P09EP в количестве 150 шт. в течение марта — июня 2020 г. Расчеты произведены полностью.В связи с непредвиденными обстоятельствами (пожар в офисе) нами утрачены:

Источник: https://ppt.ru/forms/zapros/na-predostavlenie-dokumentov

Оригинал документа – это… Определение и виды

Предоставить оригиналы документов

“Вы должны принести нам оригиналы данных документов!” – знакомая фраза, не правда ли? Ее часто можно услышать при оформлении важных бумаг, поступлении в высшее учебное заведение и прочих подобных процедурах. Но что значит оригинал документа? Так уже получилось, что далеко не все граждане понимают смысл этого понятия. В нашей сегодняшней статье мы попытаемся это исправить.

Что такое оригинал?

Оригинал документа – это что? Чтобы дать ответ на этот вопрос, для начала необходимо понять, что вообще означает слово “оригинал”. Если говорить максимально простыми и понятными словами, оригинал – это текст или изображение, которые являются уникальными и индивидуальными в своем роде. Данное слово имеет латинское происхождение, и переводится оно как “первоначальный”.

Что такое подлинник?

Подлинник (оригинал документа) – это уникальный документ, который создается впервые и является первоисточником. Он предназначен для копирования и воспроизведения. Также подлинником официального документа называется его первый, единичный экземпляр.

Довольно распространенной является практика, когда создается несколько оригиналов сразу. Многие старые договоры создавались в нескольких экземплярах, причем все из них являлись оригиналами, поскольку договор заключался между сторонами, которые имели равные права и обязанности.

Подделки документов

К сожалению, оригиналы документов – это тип важных бумаг, который достаточно легко подделать, чем и пользуются многие мошенники. Большинство подделок создаются для того, чтобы обмануть закон и сфальсифицировать факты.

Понятие фальсификации обрело свою актуальность с того самого момента, как документы начали использовать, чтобы доказать правдивость того или иного события.

Чаще всего мошенники и аферисты подделывают расписки, но и целые документы тоже не остаются без их внимания.

Всего выделяют следующие виды подделок:

  • подлог – замена одного документа на другой;
  • интерполяция – добавление в оригинальный текст оригинала подложной части;
  • подделка – отдельные подписи, слова, даты и пр.

Беловики и черновики

Беловики и черновики – это виды оригиналов документов. Беловиком называется написанный вручную или напечатанный беловой документ, текст которого был переписан с черновика, но с редакторскими правками.

Как утверждают правовые специалисты, подлинным может считаться только тот беловик, который был подписан и заверен ответственными людьми.

Среди служебных документов оригиналом, как правило, считается беловик, который сделан на специальном бланке и имеет подпись должностного лица (в некоторых случаях – мокрую печать).

Черновые документы также являются подлинниками. Черновик – это рукописный или печатный документ, который отражает работу автора или редактора над текстом. В составе черновых документов выделяют много вариантов и редакций, при этом каждый будет считаться подлинным.

Также к подлинникам относятся и автографы – документы, написанные или исправленные рукой автора. Слово “автограф” в переводе с греческого языка означает “собственноручный”. Данный способ не всегда дает возможность установить личность автора оригинального документа, но это становится возможным с наличием исправлений и приписок от руки.

Копия оригинала

В некоторых случаях вас могут попросить принести копию документа без оригинала. Что такое копия? Давайте разбираться.

Копия – это документ, который полностью воспроизводит оригинальный документ и при этом имеет юридическую силу.

В банке, миграционной службе, университете и прочих организациях, в которые вы подаете документы, вам могут выдвинуть следующие требования:

  1. Копия с воспроизводимого подлинника в полной мере должна соответствовать его содержанию вплоть до знаков препинания. В ней не должно быть ни изменений, ни ошибок.
  2. Копия с воспроизводимого подлинника должна иметь юридическую силу, то есть она должна быть засвидетельствована лицом, которое имеет на это право.

Таким образом, под копией имеется в виду ксерокопия оригинала, оформленная и засвидетельствованная надлежащим образом. Ксерокопия еще не является копией подлинника. Ксерокопия хоть и скопирована с оригинала, но не имеет юридической силы, так как она должным образом не оформлена и не засвидетельствована.

Копией документ от юридического лица считается только в том случае, если она полностью воспроизводит содержание оригинала и имеет нужные реквизиты, а именно: подпись должностного лица, у которого есть на это право, а также оттиск печати юридического лица, который придает копии подлинника юридическую силу. В качестве должностного лица, как правило, выступает руководитель организации.

Что такое дубликат?

Потеря или повреждение оригинала документа – это главный повод для выдачи дубликата документа. Но что такое дубликат документа? Давайте разбираться.

Дубликат – это повторный экземпляр оригинала, который имеет точно такую же юридическую силу, что и подлинник, но отличается в некоторых реквизитах. Дубликат выдается для замены оригинала, поэтому в одно и то же время может существовать только один дубликат.

Оригинал, копия и дубликат – это совершенно разные понятия. Единственное, что есть у них общее, – это содержание, определяемое по тексту подлинника, которое затем повторяется в дубликате или копии.

Целью выдачи дубликата является замена подлинника, а потому он повторяет основное содержание оригинала, но при этом имеет свои реквизиты, благодаря которым его можно отличить от подлинника или от еще одного дубликата.

Правила выдачи дубликата оригинала

Выдача оригиналов документов – процедура хоть и не самая простая, но в целом понятная простому обывателю. Но что нужно делать в том случае, если вам необходим дубликат?

Зачастую при выдаче дубликата соблюдаются следующие правила:

  1. Дубликат необходимо оформлять в той же форме, что и подлинный документ. Если оригинал был выполнен на бланке, дубликат нужно заполнить на таком же формуляре. Это и отличает дубликат от копии, которую можно сделать на обычном листе A4.
  2. На дубликате должен быть поставлен штамп или сделана надпись “Дубликат”. В том случае, если оригинал не был утрачен, на нем одновременно необходимо сделать ссылку на выданный дубликат. Данная процедура лишает оригинал юридической силы и делает его дальнейшее использование неправомерным.
  3. На дубликате должен быть проставлен порядковый номер.
  4. На дубликате снова необходимо проставить нужные подписи и печати.

Не стоит забывать, что порядок выдачи дубликата и его точные реквизиты зависят от конкретной ситуации, а также от органа, который осуществляет замену.

Итак, теперь понятно, что это – оригинал документа. Надеемся, что статья дала ответ на данный вопрос, и вы узнали немало полезной информации!

Источник: https://FB.ru/article/467143/original-dokumenta---eto-opredelenie-i-vidyi

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.